定例ミーティングの設定の際に考慮したこと

どうもIbukishです。

自分は現在アジャイル開発のうちの１つ、スクラム開発を採用しているプロジェクトに参加しています。
スクラム開発でプロジェクトを進めていく上で必要となってくるのが定例ミーティングです。

定例ミーティングではタスクが計画通りに進んでいるか、ズレが無く進捗しているかなどの確認をはじめとしたプロジェクトを滞りなく勧めるために重要なイベントです。

特にスクラム開発の場合は、スプリントプランニングやスプリントレトロスペクティブなど定期なイベントがあります。これらのイベントではPO（プロダクトオーナー）と時間を調整してミーティングを実施しています。

そのミーティングは定期的に行われるため、毎回同じ時間に定期的なイベントとして設定することが多いと思います。

今回は自分がその定期的なミーティングを設定する際に考えたことを紹介していこうと思います。

定例ミーティングの設定の際に考慮したこと

今回はミーティングの中でも対顧客ミーティング（POとのミーティング）の設定の際に考慮したことを中心に紹介しようと思います。

プロジェクトの概要

まず自分の仕事は大手向けに金融系システムの開発を行っています。ですので他のシステム開発に比べて制約が多いです。

例えば社内セキュリティやSLAなどの制約の問題で対顧客のWeb会議を実施するハードルは非常に高いです。実施するために監査を通さないといけない場合もあります。
ですので、今回紹介する内容は今の世の動きからすると少し非効率な部分もあると思います。そこはご了承ください。

ただ、どのようなミーティングであっても考慮すべき点は同じだと思うので是非とも参考にしていただけたらと思います。

仕事の内容なので詳細は記載出来ませんが、ざっくりと自分の所属しているプロジェクトの登場人物を紹介します。

プロダクトオーナーは開発拠点とは全く異なる場所にいらっしゃいます。ですので、ミーティング等を実施したい際はその都度顧客のオフィスを訪れます。

また基本的にはプロダクトオーナーは役職が高い人が担当することが多く、予定を合わせるのが大変です。ですので直前でのリスケジュールやミーティングの設定はほぼ不可能です。

そのため確実にミーティングができる時間を事前に伺い定期的に確保する必要がありました。自分のプロジェクトでは週次のミーティングを設定しました。

定例ミーティングを設定する際に考慮したこと

定例ミーティングを設定する際に考慮したことは下記に示す項目です。

• 月曜日を避けること
• 金曜日を避けること
• 朝一番を避けること

月曜日を避けること

まず月曜日にミーティングを設定することは避けました。

先に少し述べましたが、自分が参加しているプロジェクトではプロダクトオーナーが非常に忙しく、スケジュールの調整が難しいです。
ですので一度設定した定例ミーティングは可能な限りリスケジュールを避けたいと考えました。

その結論が月曜日を避けることでした。

まず、そもそもどのような場合にミーティングのリスケジュールが発生するのかを考えました。
当時の自分が思いついたのは以下でした。

• 優先度の高い割り込みがあった場合
• ミーティングの準備ができていない場合
• 休みの日

まず優先度が高い割り込みが入った場合。

これは不可抗力のことが多いです。少なくとも自分側からリスケジュールの依頼をすることはありません。ただプロダクトオーナー側の要因で発生する可能性はまれにあります。１つの例がシステム障害への対応です。

システム障害が発生した場合、プロダクトオーナーは影響確認のために様々な情報を集めて、整理しています。
場合によっては自動で行っていたオペレーションが手動でのオペレーションに変わることもあります。

このように外的要因によって致し方なくリスケジュールになることがあります。これは予測が不可能なので考慮するのはやめました。

続いて、ミーティングの準備が出来ていない場合。

これはストレート言ってしまうと論外ですね。準備くらいしっかりとするのは当然です。自分側からミーティングを設定している場合は尚更です。これは顧客からの評価を下げる要因にもなります。ですので徹底して準備はしています。

ミーティングを設定する頃はこんなことが自分の中で議題に上がっていたのか、と自分の未熟さを痛感、、、

最後は休みの日。結局のところこれが月曜日を避けることにした要因のほぼ全てです。

日本では祝日は年間で16日あります。そのうち月曜日が確定しているのは「成人の日」「海の日」「敬老の日」「体育の日」の4日です。この時点で25%です。これプラス偶然月曜日になる祝日もあります。また日曜日に祝日が来た場合は月曜日が振替休日になります。
※2020年はオリンピックイヤーということもあり本来と異なる日が祝日になっているイレギュラーなパターンがあります。

そう考えると年間53週ある内最低4週は月曜日が休みです。言い換えると一年間で最低4回はリスケジュールが発生します。

リスケジュールは大変です。まずは参加者全員が参加できる時間帯を見つける必要があります。社内の人間ならともかく、社外の人間のスケジュールはOutlookなどで確認は出来ません。そのため電話やメールで確認して調整する必要があります。
また、会議室の場所の確保もしないといけません。全員の予定は合うけど会議室はない。そのような場合も多々経験しました。

スケジュールの調整は非常に手間がかかるのです。30分のミーティングをリスケジュールするために30分以上の時間を費やす可能性も大いにあります。だからリスケジュールの可能性を減らすために月曜日を避けるという結論に至りました。

金曜日を避けること

続いて、選択肢から外したのは金曜日です。

金曜日を外したのは、リスケジュールが難しい等仕事を考慮して結論を出したわけではありません。考慮したのはワークライフバランスです。

全ての人が24時間365日仕事をしているわけではありません。有給を取得したい日も絶対あると思います。
また2019年4月からは年間5日の有給取得が義務になりました。

みなさんが有給を取得するとしたらいつ取得しますか？

多くの人は週末の休日と合わせて連休にすると思います。まとまった休日があると海外への旅行も視野入れたりとできることの幅が増えますもんね。

もし金曜日に重要なミーティングがあったらどうでしょうか？躊躇わずに休みを取得することができる人もいると思いますが、全ての人間が休みを取得できるわけではありません。
日本人の性格上そのような場合、良くも悪くも遠慮して休みの取得を避ける人も一定数いらっしゃると思います。また休み取得したいんだけど大丈夫かな、、って悩んだ経験のある方も多いと思います。

そこで自分は「だったら最初から金曜日は外せばいいじゃないか！」という結論を出しました。先に述べた月曜日と合わせて金曜日も外すことで休暇取得の心理的ハードルが低くなったと感じています。

ワークライフバランス、仕事の時間があれば仕事じゃない時間もあります。全員が快適に働くことができる環境を求めた結果、金曜日は避けるという結論に至りました。

朝一番を避けること

最後は朝一番のミーティングを避けるようにしました。

朝一番を外したののは、全員が確実にミーティングに参加できることを考慮したためです。

職場の環境にもよりますが、都内では電車の遅延は日常茶飯事です。ですので指定した時間通りに出勤できないことは珍しくありません。特に朝の9時前後の通勤ラッシュの時間帯は非常に人が多く、電車が遅延していなくても満員電車で乗車出来ず、電車を見過ごす人も一定数います。

電車の遅延は避けることが出来ません。出勤時間をズラせば良い、遅延を見越して早く家をでたら良いという考え方もありますが、個人的には好きではありません。
100歩譲って社内の人間に対してであれば要求は出来ます。ただ今回のように顧客とのミーティングの場合、顧客にも同じことを要求することになります。
流石に出来ないでしょう。。（顧客との関係で自分側が強い立場であれば可能かもしれませんが、、）

また電車の遅延以外にも、朝の出勤時間が遅れる理由があります。
多く耳にするのは、子供を保育所へ連れて行くというこです。最近は共働きの家庭も多く、奥さん、旦那さんが交互で保育所へ子供を連れて行っている家庭もあります。そのような方は子供がダダをこねたりして、予定より出勤が遅れることがあります。これももはや不可抗力だと思います。

以上のように朝一番の出勤は非常に不安定です。不可抗力によるものも多いと思います。
重要なミーティングは全員出席する必要があります。また場合によってはその本人がいないとミーティングが出来ない場合もあります。
全員が出席できる可能性が高い時間帯は何時か？それを考えた結果、朝一番を避けるという結論に至りました。

まとめ

「月曜日を避ける」「金曜日を避ける」「朝一を避ける」

シンプルではありますが、個人的にはこれを徹底するだけでかなり快適になった気がします。

神は細部に宿る。
定期的に実施するミーティングであるからこそこのような細かな点に関してこだわることが大きな成果に繋がると思います。

いかがでしたでしょうか？
みなさまの参考になりましたら幸いです。